В процессе регистрации производится индексация документа и внесение исходных сведений о документе в регистрационную учетную форму.

Обязательный элемент индекса - порядковый регистрационный номер в пределах регистрируемого массива , как правило, за год.

Наличие в индексе порядкового номера обеспечивает не только поиск, но и сохранность документов. В связи с этим, необходимо соответствие выбранных учетных классификационных групп разделам справочной картотеки. Это позволит размещать карточки в картотеке по порядковым номерам. Порядковый номер необходим также для наблюдения за сохранностью записей на машинном носителе. Валовая нумерация всего потока поступающих документов применяться не должна.

Индексы (номера) необходимы как для традиционных, так и для автоматизированных способов учета, поиска и систематизации документов. В учреждении должна быть единообразная и стабильная система индексации, имеющая постоянное расположение составных частей индекса (номера) и использующая в качестве условных обозначений только арабские цифры.

В основе индексации документов лежит номенклатура дел учреждения . Простейший базовый индекс состоит из порядкового номера документа и индекса дела по номенклатуре. Составные части индекса отделяются друг от друга косой чертой.

Например: индекс 127/05-12, где 127 - порядковый номер документа в деле,05-12 - индекс дела по номенклатуре (05 - индекс структурного подразделения, в которое направляется документ, или направления деятельности организации, а 12 - номер дела).

Для большей информативности, а значит, и облегчения поиска, дополнительно к порядковому номеру в индексе указывают другие необходимые классификационные обозначения:

· код места исполнения и хранения документа,

· корреспондента,

· принадлежность к определенному вопросу, территории, периоду,

· вида документа,

· структурного подразделения, в котором зарегистрирован документ (при децентрализованной регистрации) и т.д.

Например: индекс 127/29/05-12, где 127 - порядковый номер документа в классификационной группе корреспондента, 29 - классификационная группа корреспондентов, 05-12 - индекс дела по номенклатуре.

Индексом документов, формируемых в дела по названиям и авторам (бухгалтерские балансы, протоколы, наряды и др.), служит только порядковый номер в пределах регистрируемого массива.

Внутренние документы при регистрации делятся на группы по видам документов, каждая из которых регистрируется отдельно, например: приказы по основной деятельности, приказы по личному составу, акты ревизий и т.д. Порядковые регистрационные номера (индексы) присваиваются документам в пределах каждой регистрируемой группы. Для внутренних документов обычно применяется простая порядковая нумерация, например: приказ № 22, протокол № 5, акт № 13.

Поступившим ответным документам новый индекс не присваивается. Факт их поступления фиксируется в зоне «Отметка об исполнении» регистрационной формы инициативного документа. Однако в целях учета этим документам дается очередной порядковый номер в классификационной группе, который дописывается к индексу инициативного документа.

Входящие, исходящие и внутренние документы регистрируются отдельно. Регистрационный индекс входящих и исходящих документов включает:

· порядковый номер в пределах регистрируемого массива документов;

· индекс по номенклатуре дел.

Например: 218/01-15, где 218 - порядковый регистрационный номер; 01-15 номер дела в которое будет подшит документ или его копия (для исходящих документов).

При необходимости выделения части документов из единого регистрационного массива возможно использование дополнительного смыслового буквенного индекса. Например:

· при регистрации приложений, заявлений и жалоб граждан порядковый регистрационный номер дополняется начальной буквой фамилии заявителя, например И-221, К-212, А-213 и т.д.;

· при регистрации приказов по вопросам управления кадрами порядковый номер дополняется буквой К, например 18-К, 107-К и т.д.;

· при регистрации приказов по личному составу - л/с;

· при регистрации решений президиумов представительных органов порядковый номер можно дополнить буквой П, например 74-П;

· индекс документов, составленных несколькими организациями (договоров, совместных постановлений), образуется из порядковых регистрационных номеров, присвоенных документу в каждой организации-авторе, а их последовательность определяется последовательностью указания авторов в заголовочной части документа, например: 189/11-64.

Контрольная работа по дисциплине

ОСНОВЫ ЮРИДИЧЕСКОГО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА

Выполнила: ___Иванова О.А.____

(Фамилия И.О.)

Студентка ___1___ курса __________ спец. ____

(срок обучения)

группа_2-ЮЗС-1_ № зачет. книжки__14100218___

Подпись:__________________________­­___________

Преподаватель: _______________________________

(Фамилия И.О.)

Должность: ___

уч. степень, уч. звание

Оценка: _____________Дата _____________________

Подпись: _____

Санкт-Петербург

ПЛАН

Введение………………………………………………………………….

Глава 1. Номенклатура дел…………………………………………………

1.1 Понятие «номенклатура дел», ее виды, индексация дел…………………

1.2 Порядок оформления дел………………………………………………….

1.3 Порядок составления и утверждения номенклатуры дел…

Глава 2. Практическое задание: опись на уничтожение документов………

Заключение………………………………………………………………………..

ВВЕДЕНИЕ

Одна из самых важных задач документационного обеспечения управления - организация хранения и использования документов, что предполагает их обязательную систематизацию. Обеспечение сохранности документов, их быстрого поиска для решения самых разных управленческих проблем возможно только при наличии в организации номенклатуры дел.

Понимание того, что нужно составлять номенклатуру дел и грамотно формировать дела с управленческой документацией, как правило, приходит с ростом и «возрастом» организации. Обычно проходит несколько лет с момента создания компании, прежде чем становится очевидным, что процессом роста количества документов нужно управлять и важно обеспечить их учет и хранение. Когда накапливается значительное количество документов, возникают вопросы: как их разобрать и распределить по делам, что нужно хранить дальше, а что можно уничтожить. Решить эти задачи без номенклатуры дел очень сложно, если вообще возможно.

ГЛАВА 1. НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ

Понятие «номенклатура дел», ее виды, индексация дел

Движение документов, т.е. документооборот, заканчивается после этапа исполнения документов. Однако информация, содержащаяся в исполненных документах, необходима в дальнейшей работе организации. Систематизация документов и, следовательно, содержащейся в них информации – одна из важнейших задач в документационном обеспечении управления, в деятельности службы ДОУ. Документы до передачи их в архив организации должны храниться так, чтобы их легко можно было найти, чтобы можно было предотвратить несанкционированный доступ к ним, обеспечить их сохранность и определенные условия хранения (защита от света, пыли и т.п.). Обеспечение установленного порядка хранения документов в текущем делопроизводстве – гарантия правильного и полного формирования архивного фонда организации.

Документы формируются в дела в соответствии с утвержденной номенклатурой дел. Согласно ГОСТ Р 51414-98:

дело – совокупность документов (документ), относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку;

формирование дела – группирование исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела;

номенклатура дел – систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков хранения и оформленный в установленном порядке.

При составлении номенклатуры дел необходимо руководствоваться Основными правилами работы архивов организаций, ГСДОУ, Типовой инструкцией по делопроизводству в федеральных органных исполнительной власти. В этих документах устанавливаются виды номенклатур, порядок их составления, оформления, согласования и утверждения.

В соответствии с Основными правилами работы архивов организаций различают три вида номенклатур дел: типовая, примерная и индивидуальная.

Типовая номенклатура дел составляется для организаций, однородных по характеру деятельности и структуре, устанавливает для них типовой состав дел, единую индексацию этих дел и является нормативным документом. Типовая номенклатура дел может быть применена в этих организациях без внесения в нее каких-либо изменений и дополнений, конкретизируя только наименования организации и структурных подразделений.

Примерная номенклатура дел устанавливает примерный состав дел, заводимых в делопроизводстве организаций, однородных по характеру деятельности, но разных по структуре, и носит рекомендательный характер.

Типовая и примерная номенклатуры дел используются для составления индивидуальной номенклатуры дел, которую должна иметь каждая организация.

При наличии типовой номенклатуры заголовки дел из нее полностью переносятся в индивидуальную. Заголовки могут конкретизироваться с учетом специфики деятельности организации. Из примерной номенклатуры дел выбираются названия тех дел, которые образуются в конкретной организации. При этом некоторые дела, предусмотренные в примерной номенклатуре, могут объединяться или разъединяться в зависимости от объема документации или специфики работы данной организации. Сроки хранения дел, предусмотренные типовой или примерной номенклатурой, переносятся в индивидуальную номенклатуру дел без изменений.

В небольших организациях, не имеющих структурного деления, составляется одна номенклатура дел, которая представляет собой систематизированный перечень всех дел, заводимых в организации в течение календарного года. В крупных организациях номенклатура составляется для каждого структурного подразделения, затем они объединяются в сводную номенклатуру.

Однако номенклатура дел организации не должна представлять собой механическое соединение номенклатур дел структурных подразделений. При ее составлении уточняются вопросы дублетности документов, т.е. выявляются виды документов, создаваемых в организации в нескольких экземплярах, определяются места хранения подлинника и копий и соответственно проставляется срок хранения. Редактируются заголовки, содержащие однотипные группы документов.

Номенклатура дел – это многофункциональный документ, используемый для различных целей:

1) используется как схема классификации при формировании дел;

2) определяет срок хранения документов;

3) используется вместо описи дел как учетный документ при сдаче в архив дел со сроками хранения до 10 лет включительно; служит основой для составления описей на дела со сроками хранения свыше 10 лет и постоянного;

4) имеет справочное значение при изучении структуры организации.

Индексация дел

Для практического использования номенклатуры дел большое значение имеют условные обозначения, присваиваемые делам – индексы дел. Если организация небольшая и не имеет структурных частей, ее номенклатура строится по производственной или функциональной схеме. В этом случае индексом дела будет его порядковый номер в номенклатуре: 01, 02, 03 и т.д.

В сводной номенклатуре в индекс каждого дела входит условное обозначение структурного подразделения и порядковый номер дела в пределах структурного подразделения. Например, индекс дела 02-03 означает, что дело было сформировано в структурном подразделении, которому присвоен индекс «03», и в номенклатуре дел данного подразделения заголовок дела располагается под номером «02» (02). Индексация структурных подразделений должна быть постоянной и повторяться из года в год. Переходящие дела вносятся в номенклатуру каждый раз по одним и тем же индексом.

Индекс дела

делопр.

порядковый номер дела по номенклатуре и условное обозначение структурной части учреждений, проставляемые на обложке дела

Краткий словарь терминов из области делопроизводства. - Современное делопроизводство: Учеб. пособие. - 3-е изд. - М.: ИНФРА-М; Новосибирск: Сибирское соглашение, - (Серия «Высшее образование»). . М.В. Кирсанова . 2003 .

Смотреть что такое "индекс дела" в других словарях:

индекс дела - номер дела Цифровое и/или буквенно цифровое обозначение дела в номенклатуре дел организации, наносимое на его обложку. [ГОСТ Р 51141 98] Тематики делопроизводство и архивное дело Обобщающие термины организация работы с документами Синонимы номер… … Справочник технического переводчика

ИНДЕКС ДЕЛА (НОМЕР ДЕЛА) - согласно ГОСТ Р 51141–98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», – цифровое или буквенно цифровое обозначение дела в номенклатуре дел организации, наносимое на его обложку …

Индекс зарплат - Индекс Зарплат показатель, основанный на отображении ежемесячной динамики усреднённых зарплат в сфере бизнеса России. Индекс Зарплат позволяет отслеживать тенденции на рынке труда и состояние российской бизнес экономики. Методика расчета… … Википедия

Индекс уверенности потребителей - (Consumer confidence index, CCI) – экономический индикатор, основанный на опросах потребителей, показывающий общее состояние экономики и ожидания населения: насколько люди уверены в завтрашнем дне, в стабильности своих доходов, готовы ли к… … Банковская энциклопедия

Индекс делового оптимизма - (ISM index) Определение индекса ISM, вычисление индекса ISM Информация об определении индекса ISM, вычисление индекса ISM Содержание Содержание Обозначение Метод вычисления Состав в сфере услуг Он представляет собой результаты опроса в сфере… … Энциклопедия инвестора

Индекс доверия инвесторов - (Investor Confidence Index) Определение индекса доверия инвесторов, расчет индекса доверия инвесторов Информация об определении индекса доверия инвесторов, расчет индекса доверия инвесторов Содержание Содержание Обозначение Российская экономика и … Энциклопедия инвестора

Индекс оптимизма - (Index of optimism) Определение индекса оптимизма, расчет индекса оптимизма Информация об определении индекса оптимизма, расчет индекса оптимизма Содержание Содержание Обозначение Структура и свойства Американский индекс оптимизма Индекс… … Энциклопедия инвестора

ОБЛОЖКА ДЕЛА - – мягкая бумажная или твердая из картона покрышка дела, на которой проставляются все составные элементы описания дела. Обложка дела постоянного, временного (свыше десяти лет) хранения и по личному составу составляется и оформляется по… … Делопроизводство и архивное дело в терминах и определениях

ОБЛОЖКА ДЕЛА ПО ЛИЧНОМУ СОСТАВУ - – мягкая бумажная или твердая из картона покрышка дела, на которой проставляются все составные элементы описания дела. Обложка дела по личному составу составляется и оформляется по установленной форме приложения 11 Основных правил работы архивов… … Делопроизводство и архивное дело в терминах и определениях

Сибирская академия финансов и банковского дела - (САФБД) Год основания 1992 Тип Негосударственный … Википедия

Книги

• Здоровый человек и его окружение. Междисциплинарный подход. Учебное пособие , Жирков Анатолий Михайлович , Подопригора Галина Михайловна , Цуцунаева Мирина Рагимовна , Данное пособие явилось результатом анализа значительного количества научных исследований и обобщения научного опыта, как отечественного, так и зарубежного, накопленного за последние годы в… Категория: Физическая подготовка Серия: Учебники для вузов. Специальная литература Издатель: Лань , Купить за 1144 руб
• Финансы и Кредит № 18 (546) 2013 , , В журнале раскрываются современные проблемы теории и практики финансов, денежного обращения и кредита, банковского и страхового дела, рынка ценных бумаг, налоговой политики и финансового… Категория:

При ссылках на документы обычно используют более краткие формы, чем заголовки (как правило, индексы, номера и коды), которые позволяют идентифицировать документы. Индексация позволяет устанавливать местоположение документа, поскольку его индекс, номер или код указывают «адрес» определенного документа, по которому документ может быть найден в системе управления документами .

Индивидуальный регистрационный индекс указывает принадлежность документа к конкретной классификационной группе и его порядковый номер внутри нее.

Классификационные группы формируются в соответствии с наименованиями видов документов, их авторами и содержанием. Индексы необходимы для учета, поиска и систематизации документов и в традиционных, и в автоматизированных системах обработки документации.

Система индексирования разрабатывается службой ДОУ, она должна быть единообразной и стабильной. Индексы должны иметь постоянное расположение составных частей. В качестве условных обозначений рекомендуется использовать арабские цифры, в отдельных случаях к ним добавляются буквенные литеры.

Распространенной является система индексации, построенная на основе номенклатуры дел организации; при этом индекс дела по номенклатуре, в которое будет подшит документ после исполнения, входит в состав регистрационных индексов входящих и исходящих документов. Так, базовый индекс состоит из индекса дела по номенклатуре, обозначающего принадлежность документа к определенной группе документации, и его порядкового номера внутри данной группы.

Например: 02-06/216,

Система индексации может предусматривать кодированные обозначения автора, корреспондента, руководителя, который курирует определенные направления деятельности, структурного подразделения - исполнителя, направления деятельности и т.п.

Например: 02-06 / 216-01,

где 02-06 - индекс дела по номенклатуре; 216 - порядковый номер документа; 01 - код руководителя.

При индексации обращений граждан индекс документа может включать код структурного подразделения, номера дела, порядковый номер документа, первую букву фамилии заявителя.

Например, 16-27/143-В,

где 16 - индекс структурного подразделения; 27 - номер дела; 143 - порядковый номер заявления; В - первая буква фамилии автора обращения. Если объем обращений достаточно большой, то для большей информационной емкости индекс может быть видоизменен: 16-27/В-143. При этой системе индексации номер присваивают в пределах документов на каждую букву алфавита; значит, 143 - номер полученного заявления от автора, фамилия которого начинается на букву «В».

Методическими рекомендациями по разработке инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти рекомендовано создание в целях регистрации и учета документов следующих видов классификаторов (справочников): структурных подразделений, видов документов, должностных лиц, корреспондентов, предметно-тематического (вопросов деятельности), указаний по исполнению документа, исполнителей, результатов исполнения документов и др.

Индексами внутренних организационных и распорядительных документов являются их порядковые номера, которые присваиваются в течение календарного года в пределах каждого отдельного вида документов.

В инструкции по делопроизводству рекомендуется определить структуру регистрационного номера входящего документа и используемые для этого классификаторы (классификатор структурных подразделений, номенклатура дел, классификатор должностных лиц, классификатор видов документов и др.).

Документы, подготовленные совместно несколькими организациями, проходят регистрацию в каждой организации. Индекс таких документов состоит из порядковых номеров, присвоенных документам в каждой организации, разделенных дефисом или косой чертой. Это правило относится и к коммерческим договорам. Например, индекс 16/10 будет означать, что в одной организации документ зарегистрирован под номером 16, в другой - под номером 10.

Регистрационные индексы проставляются на первом листе входящих документов в правом нижнем углу (приложения к ним не индексируются).

На исходящих и внутренних документах, а также их копиях, остающихся в учреждении (приложения к ним также не индексируются), регистрационные индексы проставляют в заголовочной части документа после указания вида документа. Если документ готовят на бланке, то индекс проставляется в отведенном для проставления номера и даты месте.

Внутренние документы готовятся, оформляются в пределах одной организации (учреждения). Прохождение их на этапах подготовки и оформления организуются так же, как подготовка и оформление исходящих документов, а на этапе исполнения оно совпадает с маршрутом входящих документов. Особенностью движения внутренних документов является то, что маршруты их различны для отдельных видов документов.

Учет объема документооборота

Под объемом документооборота понимают общее количество входящих, исходящих и внутренних документов за определенный период времени.

Учет объема документооборота организуется для установления:

загрузки организации (учреждения), его подразделений и службы документационного обеспечения управления;

потребности организации (учреждения) в организационной и электронно-вычислительной технике.

При определении объема документооборота однократно обязательно учитываются все документы. Подсчет входящих, исходящих и внутренних документов ведется раздельно. Отдельно учитываются машинописные копии и копии, изготовленные средствами оперативного размножения. Общий объем документооборота выражается дробью, числитель – количество основных документов, знаменатель – количество копий.

Регистрация документов Общие правила регистрации документов

Регистрация документа – запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения. Следуя определению, регистрация документа – это присвоение ему индекса и проставление его на документе с последующей записью данных о документе в журнале регистрации или регистрационной карточке. Целью регистрации является обеспечение учета, контроля и поиска документов.

Основным принципом регистрации документов является однократность. Каждый документ должен регистрироваться только один раз.

Входящие документы регистрируются в день поступления, исходящие и внутренние документы – в день подписания. Регистрации подлежат документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях. В инструкции по делопроизводству организации (учреждения) в приложении должен быть представлен перечень документов, не подлежащих регистрации службой документационного обеспечения. Перечень утверждается руководителем организации (учреждения), если он включает нерегистрируемую документацию всей организации (учреждения), или руководителем того структурного подразделения, на документы которого перечень распространяется.

При регистрации документов используются следующие основные справочные материалы:

перечень документов, не подлежащих регистрации службой делопроизводства;

перечень структурных подразделений с их условными обозначениями;

номенклатура дел.

Индексация документов

Индексация документов в делопроизводстве – это проставление их порядковых (регистрационных) номеров и необходимых условных обозначений при регистрации, указывающих место их исполнения (составления) и хранения.

Регистрационный индекс документа регистрационный номер документа – цифровое или буквенно-цифровое обозначение, присваиваемое документу при его регистрации.

Индекс входящего, исходящего и внутреннего документа, как правило, состоит из индекса дела по номенклатуре и регистрационного номера документа, например: регистрационный номер 06–10/96 входящего документа включает:

10 – номер соответствующего дела по номенклатуре;

96 – индивидуальный порядковый номер входящего документа, присвоенный ему при регистрации.

Исключением являются индексы распорядительных документов (постановлений, распоряжений, приказов по основной деятельности, приказов по личному составу и других документов), протоколов. Индексами распорядительных документов и протоколов являются их регистрационные номера, которые присваиваются самостоятельно в пределах каждого вида документов. Индексы заявлений и жалоб граждан могут быть дополнены первой буквой фамилии автора документа.

На всех входящих документах проставляется регистрационный номер документа, фиксирующий факт и время поступления документа в организацию (учреждение). Место проставления штампа определено Примерной инструкцией.