Ведение кадров на предприятии – очень ответственная работа, особенно в большом коллективе. Каждому работнику нужно уделить должное внимание, корректно оформить отпуск, отгул, больничный и другие рабочие моменты. В этой статье мы уделим особое внимание оформлению прогула установленного рабочего времени.

Никому не стоит объяснять, что бывают самые разные жизненные ситуации, которые могут послужить причиной отсутствия работника на рабочем месте несколько часов или вовсе его неявки, т.е. прогула. Однако раз уж человек заключил трудовой договор или контракт с работодателем, то он должен его соблюдать. Ведь в договоре, в должностной инструкции, в коллективном договоре или внутреннем трудовом расписании четко указано количество рабочих часов в день, которые работник обязан находиться на своем рабочем месте и выполнять должностные обязанности. А вот отсутствие его более 4 часов или в течение целого рабочего дня уже считается прогулом, за который можно понести ответственность. При выявлении сего факта в первую очередь нужно попытаться связаться с отсутствующим работником для уточнения причины его неявки на работу. Если уважительной причины в виде больничного листка и т.п. нет и не будет, то значит, пора докладную записку на имя руководителя предприятия. Ее целью является осведомление вышестоящего руководства о прогуле и получении указаний о дальнейших действиях.

Можно скачать здесь.

Следующим этапом будет составление акта о нарушении рабочей дисциплины. Для этого потребуется собрать комиссию в составе трех человек, работающих в этой же фирме и готовых подтвердить отсутствие работника. С этим актом нужно ознакомить работника, получить от него роспись и письменное объяснение причины своего отсутствия.

На нашем сайте.

Для предоставления объяснительной работнику положено 3 дня. В случае ее отсутствия ответственным за работу с кадрами составляется акт об отказе предоставлять письменную объяснительную. Для его составления также потребуется комиссия из 3 человек – сотрудников данного предприятия. Акт нужно оформлять грамотно, т.к. он может потребоваться в случае судебных разбирательств.

Скачайте у нас такие документы:

Дальнейшие действия производятся на усмотрение руководства. В таких случаях допускается наказание сотрудника в виде дисциплинарного взыскания согласно условиям внутренних документов предприятия или немедленное

Работник, осуществляющий трудовую функцию с помощью заключения трудового договора, несет определенные права и обязанности. Основная его обязанность – придерживаться правил трудового распорядка, находиться на месте на протяжении определенного промежутка времени и выполнять обязанности, порученные руководителем. А если рабочий день в разгаре, а работник так и не появился?

Акт об отсутствии на рабочем месте, образец которого приводится в статье – первое,что должен сделать работодатель для фиксирования такого прискорбного факта.

Что такое прогул?

Трудовое законодательство дает определение прогула следующим образом: отсутствие работника в месте, где он обязан выполнять свою работу, четыре и более часов подряд. Причем для правильного понимания факта, отсутствие должно быть по неуважительной причине и происходить на протяжении смены или рабочего дня. Считается грубейшим нарушением дисциплины, за совершение которого применяются меры наказания. Образец приказа о дисциплинарном взыскании за прогулы также приводится ниже. Вид взыскания в каждом конкретном случае избирается индивидуально.

Выявление прогула. Как оформить прогул?

Как правило, отсутствие работника на месте выявляется его непосредственным руководителем, который с помощью докладной записки информирует об этом лицо, имеющее право приема, увольнения и применения наказаний за нарушения. Причем горячиться и сразу же составлять приказ о взыскании не следует, вначале необходимо грамотно прописать акт отсутствия работника на рабочем месте. Необходимость составления документа продиктована тем, что впоследствии, после принятия решения о взыскании, он будет основанием для издания соответствующего приказа.

Неявка сотрудника в табеле учета оформляется путем проставления кода НН, далее, в зависимости от причин отсутствия, может быть заменен на литеру Б – нетрудоспособность или же на ПР – прогул с выясненными причинами.

Выявление причин неявки на работу

Важный этап в цепочке применения взыскания. Причина отсутствия может быть и уважительной. Суды говорят, что неуважительными причинами считаются:

• использование отпуска и отгула без согласования с руководителем;
• отказ проработать положенный срок после подачи заявления о прекращении трудового договора;
• уход с работы до истечения срока действия договора.

Акт об отсутствии на рабочем месте: образец

Рассматриваемый документ с точки зрения основ делопроизводства относится к справочно-информационным документам. Он подтверждает факт неявки на работу работника без уважительной причины, прогула, опоздания.

Надо сказать, что единой унифицированной формы документа не существует, каждое предприятие самостоятельно разрабатывает на своем бланке акт об отсутствии на рабочем месте, образец которого находится в рабочем столе каждого специалиста отдела кадров. Содержит в себе такие пункты:

• название и заголовок документа;
• ФИО составителей акта, название должностей и перечень свидетелей;
• краткое описание самого нарушения, ФИО нарушителя, место и дата отсутствия;
• подписи должностных лиц, которые составили акт;
• подпись нарушителя, который таким образом подтверждает факт ознакомления с документом.

Ниже можно увидеть, как должен выглядеть акт об отсутствии на рабочем месте (образец).

ООО «Полет к звездам»

Акт об отсутствии на рабочем месте

Мною, старшим инспектором по ремонтно-слесарной работе, Бездумцевым И. П. в присутствии техника Гаринова А. С. и инженера Самоделкина В. К., составлен акт о том, что слесарь Дурашкин И. С. 31 июня 2030 г. не явился на рабочее место (отсутствовал) в цехе № 3 по сборке крыльев для ракет, находящемся на территории космодрома «Полет» около 5 часов. Об имеющихся уважительных причинах отсутствия не предупреждал.

Подпись И. П. Бездумцев

Подпись А. С. Гаринов

Подпись В. К. Самоделкин

С актом ознакомлен, экземпляр получил подпись И. С. Дурашкин

Общий порядок применения взысканий

После составления акта и выяснения причин неявки руководителем принимается решение о дисциплинарном взыскании нерадивого работника. Взыскание может последовать в виде выговора, замечания или же увольнения. Следует помнить, что законодательство определяет сроки наложения взысканий: оно может быть применено не позднее полугода с даты совершения проступка и на протяжении 30 дней с момента его выявления. Перед каждым применением взысканий у работника требуют объяснения, которые должны быть в письменном виде. Отсутствие объяснения может повлечь отмену приказа, которым на работника наложено взыскание за нарушение дисциплины, в судебном порядке.

За совершение прогула может быть применено наказание в виде увольнения, выговора или замечания.

Оформление прогула работника без увольнения путем объявления выговора – наиболее часто встречающаяся форма наказания за это нарушение трудовой дисциплины. Все же пренебрегать выговорами работникам не рекомендуется, так как впоследствии выговоры могут повлечь за собой увольнение за систематическое неисполнение трудовой функции.

Образец приказа

Образец приказа о дисциплинарном взыскании за прогулы может быть таким:

ООО «Полет к звездам»

Приказ № 0000024

«О дисциплинарном воздействии»

За нарушение трудовых обязанностей и правил трудового распорядка (прогулы), в соответствии со ст. 192-193 Трудового кодекса

Приказываю

объявить выговор слесарю Дурашкину И. С.

основание: Докладная записка, акт об отсутствии, объяснительная.

Генеральный директор Подпись И. К. Самодуров

С приказом ознакомлен. Подпись И. С. Дурашкин

Вот такой алгоритм применения мер наказания нерадивому сотруднику, который не является на работу.

Под прогулом понимается отсутствие работника на своем рабочем месте в рабочее время (день или смена) без уважительной причины, а также в случае, если работник не появлялся на работе более четырех часов.

Профилактика прогулов

Прежде всего, работодателю следует четко определить в трудовом договоре понятие рабочего места каждого отдельно взятого сотрудника. Зачастую многие организации не вдаются в подробности и в качестве рабочего места указывают адрес предприятия. Это может сыграть злую шутку, ведь работник может явиться на работу, отметиться в табеле посещаемости и быть на территории организации, но при этом фактически отсутствовать на своем рабочем месте. Поэтому целесообразнее в пунктах трудового соглашения указывать конкретный кабинет, цех или участок.

Как оформить прогул работника?

Как поступить, если работника нет, и почему он не явился на работу неизвестно? Как правильно оформить прогул работника?

Связаться с работником и выяснить причину его отсутствия. Если связаться с сотрудником невозможно, то необходимо документально оформить факт неявки. Для этого направляется докладная записка на имя генерального директора организации. Составляется докладная записка на прогул начальником отдела, в котором работает сотрудник, не явившийся на работу, в произвольной форме. Предлагаем вам скачать примерный образец докладной записки об отсутствии сотрудника на рабочем месте.

Докладная записка о прогуле

На основании докладной записки составляется акт, в котором указываются следующие данные: должность и ФИО отсутствующего работника, дата и период отсутствия. Акт составляется в произвольной форме. Данный акт должны подписать три свидетеля, которые подтверждают факт отсутствия конкретного сотрудника на рабочем месте в указанный период времени.

В качестве примера предлагаем вам скачать образец акта о прогуле работника, которым можно воспользоваться для документального оформления факта отсутствия сотрудника на рабочем месте.

Акт о прогуле работника

Эти два документа – докладная записка и подписанный акт передают в отдел кадров, чтобы учетчик сделал соответствующие пометки в .

Такое оформление прогула работника будет наиболее правильным.

Действия после того, как сотрудник вышел на работу

Первое – необходимо выяснить причину отсутствия на рабочем месте. Если у работника документы, подтверждающие уважительную причину, то они вместе с актом и запиской подшиваются к . Оплачиваются дни отсутствия только по документам, являющимися основаниями для произведения данных выплат. Например, повестка или листок нетрудоспособности.

В случае отсутствия документального подтверждения работнику следует написать объяснительную записку на имя генерального директора с подобным разъяснением причин, помешавших ему выйти на работу.

Уважительная причина или нет, решает только руководитель компании. К сожалению, законодательно не зафиксирован список уважительных и неуважительных причин отсутствия работника на рабочем месте.

Однако судебная практика определила небольшой перечень факторов, которые подпадают под определение «уважительной причины»:

• проблемы со здоровьем (листок нетрудоспособности или амбулаторная карта);
• туман, снегопад – сложные погодные условия;
• сотрудник находился под административным арестом;
• проблемы с общественным транспортом – пробки, поломка;
• забота и уход за больными – близкими или ребенком;
• вызов и ожидание скорой помощи;
• аварийные ситуации;
• стихийные бедствия;
• экстренные ремонтные работы, требующие личного присутствия работника дома.

Трудовой кодекс разрешает работодателю увольнять сотрудников за прогулы, поскольку это серьезное нарушение дисциплины. Работник же в ряде случаев вправе опротестовать решение начальства, поскольку закон требует четкого соблюдения процедуры и ее документального оформления. Из этой статьи вы узнаете, при каких условиях могут уволить за прогулы в 2019 году, как оформляется прогул и как проводится последующее увольнение.

Условия для признания прогула

В судебной практике встречаются случаи, когда причиной для оспаривания увольнения и восстановления на работе становится неверное оформление факта прогула. Не всегда отсутствие на рабочем месте является нарушением дисциплины. Неявка расценивается как прогул только при наличии следующих условий:

• Отсутствие работника на рабочем месте более 4 часов . Если сотрудника не было ровно 4 часа, поставить ему прогул не получится.
• Отсутствие работника на его рабочем месте на протяжении всей рабочей смены, даже если ее длительность составляет менее 4 часа . Если за человеком не закреплено рабочее место и он фактически находился на территории предприятия, это не будет считаться прогулом.
• Отсутствие уважительной причины для невыхода на работу . Если такая причина есть, нужно подтвердить ее оправдательным документом - больничным листом, судебной повесткой, справкой от врача.
• Доказанный факт прогула . Работодатель обязан документально зафиксировать это нарушение дисциплины, получить подписи свидетелей, указать точное время и дату, подробно описать обстоятельства. Если имело место неправильное оформление прогула работника, суд встанет на его сторону.

Бывают случаи, когда охрана не пропускает сотрудника на рабочее место по распоряжению начальства. В акте это обычно не указывается. В суде работник сможет отстоять свою правоту, предоставив свидетельские показания, записи с камер видеонаблюдения. Если в акте не проставляется точное время прогула, это тоже станет основанием для восстановления на работе через суд. Работник сможет сослаться на то, что документ подготовили вечером, а с утра он был на работе.

Как должны правильно оформлять прогул

Рассмотрим подробно, как оформить прогул на работе. Вначале составляется акт об отсутствии сотрудника на рабочем месте. В нем указываются следующие данные:

• ФИО и должность отсутствующего работника;
• дата и время отсутствия;
• дата и время составления акта.

Документ должны подписать 3 свидетеля из числа сотрудников организации. Каждый из них своей подписью подтверждает то, что на момент составления акта нарушитель отсутствовал на рабочем месте.

Составленный акт передается специалисту по кадрам. На основании этого документа он проставляет отметку «НН» в табеле учета рабочего времени по форме Т-12 и Т-13.

Затем работодатель обязан дождаться прихода работника и получить его письменное объяснение. Согласно ст. 192 ТК РФ, нельзя уволить человека за прогул, не выяснив его причины. Сам прогул можно зафиксировать только при условии, что у работника не было уважительной причины для неявки на работу. Если уважительная причина была, он должен описать ее в объяснительной. Прогул в таком случае будет исключен, работник просто вернется к выполнению своих трудовых обязанностей.

Как должны правильно увольнять за прогул

Если прогул оформлен по всем правилам, установлено, что у сотрудника не было уважительных причин для невыхода на работу, работодатель вправе применить дисциплинарное взыскание. Чтобы правильно уволить сотрудника, необходимо строго придерживаться :

1. Составить акт об отсутствии работника на рабочем месте, ознакомить с ним работника.
2. Получить объяснительную с прогульщика.
3. Издать, подписать приказ об увольнении и дать работнику для ознакомления.
4. В последний день работы выдать уволенному трудовую книжку и произвести расчет.

Трудовой кодекс позволяет оформить прогул работника с увольнением в течение 6 месяцев с момента фиксации нарушения. При длительном прогуле приказ об увольнении издается не первым днем прогула, а тем числом, когда документ был фактически подготовлен. Днем увольнения в этом случае будет заключительный день работы человека в организации - когда он появится в организации и напишет объяснительную. В остальных случаях днем увольнения будет считаться дата, которая предшествовала первому дню прогула.

Согласно ст. 193 ТК РФ, с момента обнаружения прогула у работодателя будет 1 месяц на издание приказа об увольнении. При длительном прогуле данный срок исчисляется отдельно по каждому прогулянному дню. Если первый прогул был совершен больше месяца назад, уволить сотрудника работодатель уже не сможет - вышел месячный срок для издания приказа.

Ответственность за прогул в различных ситуациях

Теперь разберемся, как правильно уволить за прогул в более конкретных случаях. Для разных категорий работников процедура будет иметь свои особенности.

Совмещение должностей

Ст. 60.2 ТК РФ гласит, что при совмещении должностей прогула не будет, если сотрудник направит руководству письменное уведомление об отказе выполнять дополнительную работу в течение 3 дней.

Совместители

Увольнение совместителя по инициативе работодателя возможно только по единственной причине, указанной в ст. 288 ТК РФ. Это прием на работу другого сотрудника, для которого данная работа станет основной. Напрашивается вывод: начальство вправе оформить прогул работника по совместительству по общим правилам.

Беременные работницы

Согласно ст. 261 ТК РФ, работодатель не вправе увольнять беременных сотрудниц по своему желанию. Есть лишь 1 исключение - ликвидация юрлица (прекращение деятельности ИП).

Генеральные директора

В гл. 43 ТК РФ нет прямых указаний о возможности либо невозможности увольнения руководителя за прогул. Это должно происходить на общих основаниях, но процедуру осуществляет высший коллегиальный орган (если он есть).

Молодые специалисты

Прогул молодого специалиста оформляется по общим правилам, поскольку в ст. 336 иных указаний нет.

Госслужащие

На государственных служащих в полной мере распространяются все положения ТК РФ, включая те, что касаются прогулов.

Появление на работе в нетрезвом виде

Нахождение на работе в нетрезвом состоянии не является прогулом. Это грубое нарушение трудового распорядка, указанное в ст. 81 ТК РФ.

Сменный график

Если режим работы сменный, то все так же прогулом признается отсутствие на работе в течение более 4 ч. Еще прогулом является отсутствие человека на работе в течение всей смены, даже если она длится менее 4 ч.

Длительный прогул (несколько дней)

При работе по бессрочному контракту за длительный прогул работнику грозят те же меры дисциплинарного взыскания, что и за однократный. О том, какие могут быть последствиия прогула на работе — читайте .

Отсутствие в течение нескольких часов

Если сотрудника нет на рабочем месте больше 4 часов подряд, работодатель вправе зафиксировать прогул. В других ситуациях отсутствие на работе не расценивается как нарушение трудового распорядка.

Прогул - серьезный проступок, за которое работника могут уволить. Это допускается только в случае, если нарушение оформляется документально. Иначе человек сможет оспорить действия руководства и восстановиться на работе.

Что-то непонятно? Задайте вопрос и получите комментарий специалиста